Mais ça, je l'ai déja lu !!

Combien de fois l'avez vous dit au sujet d'un document qui vient de vous être remis ?

Dans les années 80, de très sérieuses études avaient été faites afin de connaître le nombre d'heures de travail perdues au profit du jeu "solitaire" de Windows.

Le chiffre était à ce point affolant qu'aussitôt un grand nombre de groupes internationaux (Boeing, Exxon ...) ont fait supprimer ce jeu de tous leurs ordinateurs !

Eh bien, cela continu, mais dans un domaine plus insidieux : la redondance d'information.

Avec la meilleure foi du monde, des collaborateurs font circuler plusieurs fois les mêmes informations qui attérissent inévitablement sur le bureau d'un dirigeant, après moults péripéties dans les services et quelques "embellissements" à chaque étape.

Ce brave dirigeant (quelque soit son niveau) devra lire chaque document avant de s'apercevoir que celui-ci contient des informations qu'il connait déja, d'où le rapport avec le solitaire : la perte se compte en temps, donc en argent (time is money) pour la structure.

Il n'est évidemment pas question de faire les louanges d'un quelconque stakhanovisme du travail, mais avouez que c'est bête de perdre le bien le plus précieux de toutes les sociétés, le temps, à ce genre d'activité.

Cela fait frémir

Les chiffres qui donnent à réfléchir

Une étude nationale datant de 2002, a démontré que, dans les PME de 50 personnes minimum, plus de 2.500 heures, soit un poste à plein temps sur 16,48 mois (sur base de 252 jours ouvrés par an), sont utilisées à traiter et étudier des informations inutiles ou en redondance.

Cela représente 39 556,21 €, soit 20,23 mois d'activité d'un salarié payé au Smic, charges patronales comprises, en considèrant les données des différents postes touchés, et l'on doit savoir que tous les niveaux de la hiérarchie sont impliqués. Ceci sans calculer le manque à gagner commercial.

L'organisation au quotidien

"Un bureau bien organisé est un bureau vide".

Bravo, c'est bien .... seulement c'est complètement irréalisable et vous le savez bien.

Tous les bureaux de votre structure, dont le votre, sont envahis de dossiers, documents, plantes vertes, etc..., sur le coin gauche, le téléphone, sur le coin droit, l'écran, plat de préférence c'est toujours ça de gagné, et au milieu, un espace réduit de quelques centimètres carrés pour travailler.

Un des buts de l'organisation au quotidien est d'augmenter cette dernière surface sans perdre les dossiers et documents nécessaires au travail, nous verrons plus tard si l'on peut sauver la plante verte.

Un autre but, et non des moindres, consiste à synthétiser toutes les informations devant transiter par le poste de travail, et de les transmettre A QUI DE DROIT. Généralement, c'est là que le bât blesse.

C'est sur ce dernier point que je peux vous aider. En effet, ma connaissance de l'informatique (depuis 1970) et une grande expérience des entreprises et des collectivités m'ont permis de développer plusieurs stratégies de traque des disfonctionnements de flux.

Je vous laisse réfléchir là dessus

Voila, en un mot comme en cent, il vaut mieux modifier un peu sa façon de travailler et pouvoir relever le "nez du guidon" de quelques centimètres.

Ce n'est pas toujours chose aisée et ça provoque quelques heurs au démarrage, mais quand tout fonctionne ... quel bonheur !

Alors question, quelle est la définition qui vous conviendrait le mieux :

• plus on pédale plus vite, plus on va moins lentement
• plus on pédale moins vite, moins on va plus rapidement

... à vous de juger